#12 Selbstmanagement und Zeitmanagement

Das Richtige richtig tun

Im Zusammenhang mit dem weit verbreiteten Streben nach Selbstoptimierung und Effizienzsteigerung wird aktuell viel über Selbst- und Zeitmanagement geschrieben und diskutiert. Dabei fällt mir auf, dass diese beiden Themen oft in einen Topf geworfen werden. In Wahrheit sind es jedoch zwei unterschiedliche Herangehensweisen, die verschiedene Ziele verfolgen.

Effektivität versus Effizienz

Während es beim Selbstmanagement darum geht, die eigenen Ressourcen und Energien effektiv zu steuern und Prioritäten zu setzen, geht es dem Zeitmanagement vielmehr darum, die verfügbare Zeit bestmöglich zu organisieren und zu planen, um gesteckte Ziele erfolgreich zu erreichen. Selbstmanagement legt damit den Schwerpunkt auf Effektivität, während Zeitmanagement den Schwerpunkt auf Effizienz legt. Effizienz bedeutet, die anstehenden Aufgaben richtig anzugehen, so dass man beispielsweise schneller und ressourcenschonender arbeitet. Damit brauche ich beim Zeitmanagement vor allem Transparenz darüber, welche Aufgaben ich bis zu welchem Zeitpunkt mit welchem Ressourceneinsatz meistern möchte.

Beim Selbstmanagement brauche ich Klarheit über meine Ziele, und ich brauche Konsequenz, mit denen ich diese Ziele verfolge.

Sehr oft sind wir – getrieben von äußerem Druck, Erwartungen und Terminen – vor allem mit dem Zeitmanagement beschäftigt. Also damit, all unsere Aufgaben in der gegebenen Zeit zu schaffen. Dabei verlieren wir nicht selten unsere Ziele aus dem Blick. Aber Achtung: Es kann durchaus effizient gearbeitet werden, ohne effektiv zu sein. Ohne definierte Vorgaben kann eine Aufgabe effizient erledigt werden. Fraglich ist aber, wie sinnvoll und zielführend diese Aufgabe ist. Denn nur effizient zu sein, reicht in den meisten Fällen leider nicht aus. Besonders schnell zu gehen, bringt mich schließlich auch nicht ans Ziel, wenn mir nicht klar ist, was mein Ziel ist und wo genau es liegt.

Das beste Zeitmanagement führt allein nicht zum Ergebnis

Halte dieses Hamsterrad an und renne nicht ohne klaren Plan und nur getrieben vom Zeitdruck einfach weiter. Das beste Zeitmanagement wird dich bei fehlendem Selbstmanagement nicht ans Ziel bringen.

Für mich ist effektives Selbstmanagement die Voraussetzung für Zeitmanagement. Denn wenn ich nicht weiß, wohin ich gehen möchte, kann ich meine Zeit noch so gut organisieren und erreiche im Zweifel trotzdem nicht mein Ziel und bleibe damit ergebnislos.

Also: Finde erst Dein übergeordnetes Ziel und ordne dann die dazugehörigen Aufgaben mit den entsprechenden Prioritäten und Ressourcen diesem Ziel zu. Streiche alles, was nicht zur Zielerreichung dient.

Selbstmanagement bedeutet, das Richtige zu tun

Beim Selbstmanagement geht es darum, die eigene Zeit und Energie effektiv zu steuern, indem ich klare Ziele und Prioritäten setze. Nur mit einem klaren Ziel vor Augen kann ich jeden Tag neu entscheiden, welche Aufgaben für die Erreichung meines Ziels erledigt werden müssen, und welche Themen nicht zielführend sind.

Effektives Selbstmanagement beginnt also damit, sich Klarheit über die eigenen Ziele zu verschaffen:
➼ Was ist meine Vision? Was will ich erreichen?

Im nächsten Schritt ist ein Realitäts-Check entscheidend:
➼ Ist mein Ziel realistisch? Wie ist die aktuelle Situation, wo liegen Chancen, Probleme oder Hindernisse? Was sind meine Ressourcen?

Dann vergebe ich Prioritäten:
➼ Was ist am wichtigsten? Was kommt als erstes? Was darf ich vernachlässigen?

Anschließend geht es von der Zielsetzung zur Umsetzung:
➼ Welche Handlungsmöglichkeiten gibt es? Was sind die konkreten Schritte, die ich unternehme?

Beim Selbstmanagement steht also im Fokus, das Richtige zu tun. Klare Ziele sorgen für Orientierung: Nur wer weiß, was er erreichen will, kann erfolgreich sein.

Methoden für erfolgreiches Selbstmanagement

Es gibt viele unterschiedliche Methoden, um effektives Selbstmanagement zu betreiben. Eine Möglichkeit ist das Zürcher Ressourcen Modell®, kurz ZRM. Es basiert auf den Überlegungen von Heckhausen aus dem Jahre 1989 zum Rubikon Modell. Er unterscheidet zwischen der Phase der Motivation und der Volition. Während es bei der Motivation um den Prozess der Zielsetzung geht, beschreibt Volition den Prozess der Zielverfolgung. Dieses findet vor allem Anwendung bei komplett neuen oder neuartigen situativen Bedingungen, also nicht bei Gewohnheiten.

Das ZRM® wurde von Dr. Frank Krause und Dr. Meyer Storch an der Universität Zürich entwickelt. Sie beziehen neuste neurowissenschaftliche Erkenntnisse zu menschlichem Lernen und Handeln ein und betrachten systematisch kognitive, emotive und physiologische Elemente.

In fünf Phasen werden Fragen gestellt.

1. Wie komme ich vom Bedürfnis zum Motiv?
2. Wie kann ich den Rubikon überqueren und damit von der Zielsetzung in die Zielverfolgung kommen?
3. Wie komme ich von der Intention in die Planung?
4. Wie komme ich von der Planung in die Ausführung der tatsächlichen Handlung?
5. Wie bewerte ich das Ganze? Und wie wappne ich mich gegen Rückfälle, um das neue Muster nachhaltig und langfristig anzuwenden?

Ich arbeite gerne mit dem ZRM, da es die Ressourcen auf vielfältige Weise betrachtet und in den Mittelpunkt stellt. Damit spielen eigenverantwortliches und selbstbestimmtes Handeln eine zentrale Rolle.

Praktische Anwendungstipps für Führungskräfte

Für die Führungspraxis lässt sich daraus schlussfolgern, dass es wichtig ist, dass die Mitarbeiter von ihren Führungskräften in die Zielfestlegung mit einbezogen werden, damit Volition entsteht. Weiterhin sollten Führungskräfte den Mitarbeitern Handlungsspielraum zur Zielumsetzung geben, damit aus Volition Motivation wird. Und Führungskräfte sollten sich Feedback zu den Handlungsschritten einholen und umgekehrt ihren Mitarbeitern Feedback geben, damit die Motivation erhalten bleibt. Ferner ist es für den Erhalt der Motivation hilfreich, wenn Belohnungen zurechenbar und transparent gestaltet sind, so dass die Bewertung in der Post-Action-Phase durch die Mitarbeiter eindeutig zugeordnet werden kann.

Was tun, wenn die Uhr tickt?

Wirksames Zeitmanagement baut auf Selbstmanagement auf. Zuerst brauche ich Klarheit über meine Ziele sowie Konsequenz, mit denen ich diese Ziele kontinuierlich verfolge. Erst danach kann Zeitmanagement wirksam sein. Sonst versuche ich hektisch mit der stumpfen Säge den Baum zu fällen, anstatt zu überlegen, was ich tun kann, um den Baum schneller zu fällen. Richtig! Säge schärfen! ☺️

Zeitmanagement bedeutet, die eigene Zeit und Arbeit zu beherrschen, anstatt sich von ihnen beherrschen zu lassen. Und es geht darum, die nötigen – die richtigen – Dinge auf die richtige Weise zu tun, um keine Zeit mit unnötigen Arbeitsschritten oder Wiederholungen zu verschwenden.

Hier geht es also darum, die Ressource der eigenen Zeit so zu planen und organisieren, dass ich die für die Zielerreichung wichtigen Aufgaben erfolgreich bewältigen kann. Damit steht im Fokus der Betrachtung, wie effizient ich mit der Ressource Zeit umgehe.

Methoden zum Zeitmanagement

Zeitmanagement-Methoden gibt es wie Sand am Meer. Dazu gehören die Pomodoro-Technik, das Paretoprinzip (oder auch die 80-20-Regel), das Eisenhower-Prinzip, die ABC-Methode, der zirkadiane Ansatz sowie die ALPEN-Methode.

Meiner Ansicht nach gibt es nicht DIE eine Methode, die besser oder schlechter ist. Vielmehr geht es darum, dass du für dich individuell herausfindest, welche Methode zu deinem Arbeitsalltag und zu deinen Präferenzen am besten passt.

Deshalb möchte ich hier kurz auf die weniger bekannte ALPEN-Methode eingehen: ALPEN ist ein Akronym für

A wie Aufgaben und Aktivitäten,

L wie Länge beziehungsweise die Dauer,

P für Pufferzeit für Unvorhersehbares,

E wie Entscheidungen treffen, also priorisieren, terminieren, kürzen, streichen beziehungsweise delegieren und

N wie Nachkontrolle, so dass Unerledigtes übertragen wird.

Wenn ich all meine Aufgaben mit diesen Informationen versehe, habe ich eine ganz klare Struktur, wie ich meine Aufgaben in der gegebenen Zeit erledigen kann, um möglichst effizient zu arbeiten. Probiere es aus!

Tipps zum Zeitmanagement mit der ALPEN-Methode für Führungskräfte

Was mir an der ALPEN-Methode besonders gut gefällt, ist, dass sie immer wieder daran erinnert, Entscheidungen zu treffen, ob diese Aufgabe zu diesem Zeitpunkt von mir wirklich ausgeführt werden muss oder ob sie in einer anderen Art und Weise oder gar von jemand anderem erledigt werden darf.

Damit Zeitmanagement am Ende keine Idee bleibt, sondern wirklich gelingt, braucht es dann nur noch eins: Disziplin.

10 praktische Tipps: Mit Disziplin zum nachhaltigen Erfolg

Jeder, der erfolgreich sein möchte, sollte sich also regelmäßig mit Selbst- und Zeitmanagement beschäftigen. Sind die Ziele klar, die Aufgaben definiert und ist die vorhandene Zeit gut strukturiert, hängt erfolgreiches Zeitmanagement von einem weiteren Faktor ab: von der eigenen Disziplin.

Disziplin heißt, ohne Ablenkung konsequent die Dinge zu tun, die ich mir vorgenommen habe. Disziplin bedeutet ebenso, Prioritäten zu setzen und Nein zu sagen zu Themen und Aufgaben, die von außen an mich herangetragen werden, die aber nicht auf das übergeordnete Ziel einzahlen. Das weißt du bereits, aber mit der Umsetzung hapert es trotzdem?

Disziplin lernen – mit diesen 10 Tipps klappt es!

1. Disziplin beginnt im Kopf: Unser Körper ist zu deutlich mehr in der Lage, als unserem Verstand bewusst ist – nicht die Kondition, sondern die Leistungsbereitschaft entscheidet über das Vorankommen.
2. Beginne mit kleinen Aufgaben. Erledige diese konsequent und steigere dich nach und nach.
3. Nutze persönliche Hoch-Zeiten der Leistungsfähigkeit am Tag. Finde heraus, zu welcher Tageszeit dir die Dinge leichter von der Hand gehen und wann deine Konzentration am höchsten ist.
4. Lege mehrere kurze Pausen ein, um neue Kraft und Konzentration zu tanken. Diverse Studien zeigen, dass kurze, regelmäßig über den Tag verteilte Pausen effektiver sind als eine lange Pause. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass die Erholungsintensität während einer Pause bereits nach kurzer Zeit nachlässt.
5. Visualisiere deinen Erfolg. Du kannst beispielsweise Bilder als Erinnerung an dein Ziel und deine Motivation aufstellen, die dich immer wieder daran erinnern.
6. Reduziere die tägliche Entscheidungslast. Setze Prioritäten für einen festen Zeitraum und stelle Tages- oder Wochenpläne auf.
7. Setze dir realistische und klare Deadlines. Erfasse den Status der Erledigung einzelner Schritte bis zur Deadline und verdeutliche dir damit deinen Fortschritt bis zum (Zwischen)Ziel.
8. Minimiere Ablenkungen, indem du dir Zeitfenster für ungestörtes Arbeiten festlegst, in denen du für die Außenwelt nicht erreichbar bist.
9. Du darfst Erfolge feiern und dich für Teilerfolge selbst belohnen. Das erhält die Motivation.
10. Akzeptiere mögliche Rückschläge. Es ist normal, wenn nicht immer alles nach Plan läuft. Das tut es im Leben selten über längere Zeit. In dem Wissen, dass Schwierigkeiten und besondere Situationen dazugehören, darfst du gnädig mit dir selbst umgehen und deinen Plan entsprechend anpassen.

Und nicht zuletzt: Die 21/66-Regel

Es ist belegt, dass es mindestens 21 Tage dauert, bis du dich an eine neue Verhaltensweise oder Tätigkeit gewöhnst. Danach ist es besonders wichtig, das neue Verhalten weiter auszuführen, da es nochmals weitere 45 Tage braucht, bis sich eine Routine einstellt. In dieser Zeit verankert sich das neue Vorgehen in deinem Unterbewusstsein und du entwickelst eine Gewohnheit.

Man muss sich also zunächst Zeit nehmen, um nach und nach neue Gewohnheiten zu etablieren. Nimm dir zum Beispiel vor, 66 Tage lang diszipliniertes Abarbeiten deiner Aufgaben mithilfe eines Tagesplanes auszuprobieren. Zu Beginn mag das schwerfallen, doch sobald du dich daran gewöhnt hast, wirst du nicht einmal mehr darüber nachdenken. Das Wichtigste ist, regelmäßig und konsistent zu handeln.

Ich wünsche dir viel Erfolg beim Erreichen deiner Ziele!

Deine Ines